Scenariusz #WorldCafé  czyli prowadzenie spotkania krok po kroku

Przydział do grup:

Jest wiele metod przypisania uczestników do poszczególnych grup. Można zrobić to losowo – na przykład uczestnicy wchodząc do sali losują karteczki z numerem stolika. Można przypisać im stoliki kierując się kolejnością zgłoszeń na spotkanie. Można też poprosić, żeby usiedli przy  najbliższym stoliku i  w ten sposób stworzyć grupy. Gdy grupa jest niewielka a Moderator ma za zadanie ją przy okazji zintegrować,  można poprosić by uczestnicy stanęli w szeregu kierując się na przykład wzrostem lub datą urodzenia, a następnie podzielić ich na mniejsze grupki lub poprosić o odliczenie do..(zależnie od liczby stolików). Osobiście sugeruję unikać dzielenia osób na grupki zgodne z ich codziennym podziałem np. dział księgowości przy jednym stoliku a HR przy innym. To nie potrzebnie nasili częste w firmach podziały.

Przeprowadzenie spotkania:

Spójrzmy na wydarzenie oczyma uczestnika. Przyszli, poświęcili swój czas (nierzadko prywatny), chcą służyć sprawie pomysłami. Dlatego warto oddać im honor, a w tej roli najlepiej sprawdzi się nie prowadzący lecz gospodarz spotkania.

Dlatego:

Krok 1 – Gospodarz spotkania np. szef firmy czy sołtys wsi wita uczestników i dziękuje im za przybycie. Następnie przedstawia ogólny cel spotkania i wskazuje wagę tego tematu dla firmy/wsi. Przedstawia moderatora i oddaje mu głos.

Krok 2 – Moderator wita uczestników. Przedstawia metodę World Café, zasady pracy, schemat czasowy spotkania. Wskazuje istotne miejsca jak toalety, stoły z cateringiem.

Krok 3 – Moderator ustala kawiarniane zasady np.: komunikujemy się swobodnie, rozwijamy i udoskonalamy pomysły, piszemy lub rysujemy zależnie jak kto woli, pijemy kawę i pogryzamy ciasteczka. Może też wprowadzić zasadę: mówimy sobie po imieniu.

Krok 4 – Moderator odwołuje się do tematu spotkania (wyświetlonego na slajdzie lub wyeksponowanego na karcie flipchart) oraz przedstawia podtematy spotkania. Na przykład do tematu „Czego od naszych produktów oczekuje współczesny nastolatek?” poszczególne stoliki mogą mieć przypisane na stępujące podtematy: „Oczekiwania co do funkcjonalności”, „Oczekiwania co do designu”, „Oczekiwania co do marki”, „Oczekiwania co do sposobu promocji”, „Oczekiwania co do wartości dodanych”.

Krok 5 – Moderator zaprasza do zajęcia miejsc przy stolikach. Wskazuje opiekunów stolików (Może to być osoba wprowadzona przez moderatora albo po prostu jeden z uczestników).

Krok 6 – Rozpoczęcie sesji I. Moderator kładzie na każdym stoliku podtemat przynależny do tego stolika oraz artykuły piśmienne. Jeśli to możliwe, włącza kawiarnianą muzykę dla podkreślenia atmosfery i swobodnej rozmowy. W czasie sesji uczestnicy przy stoliku rozwijają dany podtemat, generują pomysły lub rozwiązania poprzez zapisywanie lub rysowanie ich na papierze/obrusie. Dzielą się swoimi pomysłami i dyskutują. Sesja trwa ok. 20-30 minut.

Krok 7 – Zakończenie sesji. Zmiana stolików przez uczestników. Stoliki powinni zmienić wszyscy z wyjątkiem opiekunów stolików. Można zaproponować zasadę, że grupy przemieszczają się wspólnie do kolejnych stolików według ruchu wskazówek zegara czy numerów tych stolików. Można także wprowadzić zasadę, że każdy idzie do dowolnego stolika i tak według własnego planu wędruje przez wszystkie stoliki. Bez względu na metodę, opiekun stolika powinien nowicjuszom przedstawić podtemat oraz dotychczasowe pomysły dla tego tematu. Każda kolejna sesja trwa 20-30 minut.

Krok 8 – Moderator podsumowuje dyskusje. Może w tym celu powiesić na ścianie karty/obrusy z odpowiedziami i przeczytać je lub też poprosić opiekunów podtematów o zaprezentowanie pomysłów, które wypracowane były przy ich stolikach. Następnie Moderator zaprasza do dyskusji końcowej na temat tego, jak uczestnicy oceniają spotkanie oraz sugestii co do wykorzystania ich pomysłów.

Krok 9 – Moderator (najlepiej wraz z gospodarzem) dziękuje uczestnikom za wspólną pracę. Spotkanie się kończy (choć  można jeszcze przedłużyć je wspólną kawą czy posiłkiem i dyskusją w kuluarach).

W kolejnym odcinku pokażę, jak metodę World Café można zastosować w procesach innowacyjnych w przedsiębiorstwie. Zapraszam!