#WORLDCAFÉ

Wyobraź sobie, że zamiast siedzieć w dziesiątym rzędzie ciasno upchanej sali konferencyjnej i za pomocą podniesionej ręki sygnalizować, że chcesz coś powiedzieć, sączysz kawę przy stoliku i wraz z niewielką grupką innych osób dyskutujesz na interesujący temat. Taka forma jest nie tylko sympatyczniejsza, ale i o wiele bardziej wydajna.

World Café czyli rozmowa stoliczkowa czy też rozmowa kawiarniana – warto poznać i stosować ten model pracy w grupie!

 

Na czym polega World Café?

World Café polega na jednoczesnej pracy wielu osób podzielonych na małe grupki zgromadzone wokół stolików. Każda z grupek dyskutuje nad innym aspektem zagadnienia, które jest przedmiotem spotkania. W ciągu całego spotkania grupka odwiedza wszystkie stoliki uzupełniając i rozwijając pomysły poprzedników.

 

Dlaczego warto się nią zainteresować?

Warto sięgnąć po tę metodę, bo:

  • pozwala na jednoczesną dyskusję wielu osób
  • pozwala na skupienie się grupy na jednym aspekcie tematu i pogłębienie go
  • pozwala uczestnikom inspirować się wzajemne
  • daje poczucie swobody i ogranicza lęk przed wystąpieniem publicznym
  • koszty jej realizacji są niewielkie

 

Kiedy ją stosować?

World Café świetnie sprawdza się, gdy:

  • chcesz zebrać pogłębione informacje o poszczególnych aspektach danej sprawy
  • chcesz pogłębić znajomość danego problemu
  • chcesz zebrać wstępne pomysły na rozwiązanie problemu
  • chcesz przy okazji zintegrować zespół

Możesz jej zatem używać zarówno w środowiskach zamkniętych (np. grupach pracowniczych), jak i otwartych (np. mieszkańcach danego miasta).

 

Ile i jakie osoby zaprosić?

Należy zaprosić osoby zainteresowane! To niestety jedyny chyba minus tej metody – nie zadziała, jeśli osoby zaproszone nie będą zainteresowane współpracą. Jeśli nawet na spotkanie przyjdą sceptycy, rolą moderatora jest zachęcić ich do współpracy i zainteresować procesem.

To, kto powinien pojawić się na spotkaniu, zależy od jego charakteru. Jeśli ma to być na przykład spotkanie wewnętrzne dotyczące usprawnień w procesie produkcji, zaproszeni zostaną pracownicy produkcyjni danej fimy wraz z przedstawicielami kadry menadżerskiej. Warto też zaprosić reprezentantów działu sprzedaży i reklamacji.

Ponieważ World Café to metoda, której celem jest generowanie pomysłów, im bardziej zróżnicowana jest grupa uczestników, tym lepiej. Gdyby na przykład celem spotkania był rozwój lokalnej szkoły, nie tylko jej pracownicy powinni zostać zaproszeni, ale też uczniowie, rodzice, absolwenci itp.

World Café może być z powodzeniem przeprowadzone nawet na dużych grupach. Wszystko zależy od tego, ile mamy miejsca i ile stolików możemy zorganizować. Zakładając, że przy jednym stoliku powinny zasiadać jednocześnie minimum 4 osoby, po metodę tę warto sięgnąć, gdy mamy przynajmniej 12 uczestników. Górna granica chyba nie istnieje.

 

Co przygotować?

Po pierwsze należy wrócić do idei World Café. Najlepiej byłoby po prostu zaprosić gości do kawiarni i tam poprowadzić spotkanie. Jeśli jest to jednak niemożliwe, musimy zadbać o stworzenie kawiarnianej atmosfery tam, gdzie przyjdzie nam poprowadzić spotkanie.

Co nam pomoże?:

  • stoliki, najlepiej okrągłe
  • krzesła ustawione wokół stolików
  • stół szwedzki z kawą, herbatą, napojami i ciasteczkami
  • jeśli to możliwe – delikatna muzyka w tle

Atmosfera ma być nieformalna, inna od typowych konferencji czy spotkań służbowych. Jeśli masz nietypowy pomysł, co jeszcze może pomóc, stosuj go śmiało! Obrazy na sztalugach? Plakaty jazzowe? Pluszowe fotele? Dlaczego nie!?

Dodatkowo musimy pamiętać o tych materiałach i urządzeniach, które pomogą nam przeprowadzić sam proces. Będą to:

  • papierowe obrusy bądź duże płachty papieru (minimum tyle, ile mamy stolików)
  • flamastry lub kredki (po kilka na jeden stolik)
  • miejsce ekspozycji tematu spotkania (stojak flipchart, ekran dla rzutnika, banner lub kilka w przypadku dużych zgrupowań)
  • mikrofon dla moderatora (przy dużych zgrupowaniach)

 

Kto powinien prowadzić dyskusję? Jak ma się on przygotować?

Bardzo ważne jest, by spotkanie prowadził doświadczony moderator. Bo choć jego rola wydaje się marginalna, to od niego właśnie zależy, czy uczestnicy zostaną odpowiednio zachęceni do zaangażowania się w proces World Café.

Pierwszym zadaniem moderatora jest dobrze poznać problem, który leży u podstaw spotkania. Z czym boryka się dana firma czy dane środowisko? Czemu ma służyć cały proces?

Rolą moderatora jest następnie zaproponować temat spotkania. Dobrze sformułowany temat pobudzi uczestników i otworzy ich na dyskusję. Nie może to być pytanie zamknięte, gdzie odpowiedź sprowadza się tylko do „tak” lub „nie”. Nie może to być pytanie sformułowane bardzo wąsko, gdyż liczba odpowiedzi będzie niewielka i cały proces skończy się po kilku minutach. Nie może to być pytanie sugerujące właściwą odpowiedź, jak to słynne PRLowskie zadanie szkolne „Kto jest twoim idolem i dlaczego Lenin?”.  Sięgajmy zatem po pytania otwarte i angażujące – takie, które mają szansę „dotknąć” każdego uczestnika. Na przykład; „Jak tworzyć szkołę rozwijającą pasje i kreatywność?” „Czego od naszych produktów oczekuje współczesny nastolatek?”.

Bardzo często animator rozpoczyna pracę nad procesem na długo przed rozpoczęciem spotkania. Pomaga dobrać uczestników, sformułować zaproszenia, urządzić salę spotkań. Zdarza się jednak, że moderator wynajmowany jest jedynie na sam czas spotkania. Wtedy warto z wyprzedzeniem spotkać się z nim i porozmawiać o podejmowanym temacie oraz charakterystyce uczestników.

W kolejnym odcinku znajdziesz instrukcję, jak przeprowadzić World Café krok po kroku. Zapraszam!